Đơn hàng bị hụt hàng là gì
Đơn hàng bị hụt hàng (Backorder) là khi trong quá trình bán hàng, khách hàng đã đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ nhưng không có đủ hàng tồn kho để cung cấp. Do đó, nhà cung cấp hoặc người bán không thể ngay lập tức thực hiện đơn hàng, mà phải ghi lại đơn hàng và cam kết sau khi bổ sung đủ hàng tồn kho ở thời điểm nào đó trong tương lai, sẽ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Đơn hàng bị hụt hàng thường xảy ra khi có sự thiếu hụt hàng tồn kho hoặc cung cấp không đủ ở một khâu nào đó trong chuỗi cung ứng. Điều này có thể do năng lực sản xuất của nhà cung cấp không đủ, trì hoãn trong vận chuyển, sự cố bất ngờ hoặc doanh số bán hàng vượt quá dự kiến. Khi khách hàng đặt đơn hàng bị hụt hàng, nhà cung cấp thường ghi lại chi tiết đơn hàng và liên lạc với khách hàng để ước lượng thời gian giao hàng, nhằm đảm bảo giao hàng kịp thời khi hàng được bổ sung.
Đơn hàng bị hụt hàng có thể ảnh hưởng đến cả chuỗi cung ứng và kinh doanh bán lẻ. Đối với nhà cung cấp, đơn hàng bị hụt hàng có thể dẫn đến việc trì hoãn bán hàng, sự không hài lòng của khách hàng và tiềm năng mất mát kinh doanh. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng như một chỉ báo cho nhu cầu, giúp nhà cung cấp lập kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho tốt hơn để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.
Đối với khách hàng, đơn hàng bị hụt hàng có thể gây ra sự bất tiện và làm tăng thời gian chờ đợi, đặc biệt là khi khách hàng cần gấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, một số khách hàng có thể chọn chờ đợi, bởi họ coi trọng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ hơn là sự bất tiện của việc chờ đợi.
Trong quản lý đơn hàng bị hụt hàng, nhà cung cấp thường duy trì liên lạc với khách hàng và cung cấp thông tin giao hàng cập nhật kịp thời. Họ cũng nỗ lực bổ sung hàng tồn kho càng sớm càng tốt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cố gắng hạn chế ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp và danh tiếng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến đơn hàng bị hụt hàng
Nhiều yếu tố ảnh hưởng có thể xoắn vào nhau, dẫn đến sự xuất hiện của đơn hàng bị hụt hàng, dưới đây là một số nguyên nhân chính.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Sự thiếu sót trong quản lý chuỗi cung ứng có thể gây ra đơn hàng bị hụt hàng. Ví dụ, sự chậm trễ trong quá trình sản xuất, trễ hẹn giao hàng từ nhà cung cấp, vấn đề về logistics hoặc dự báo nhu cầu không chính xác có thể dẫn đến gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc thiếu cung cấp, gây ra đơn hàng bị hụt hàng.
- Năng lực sản xuất: Hạn chế về năng lực sản xuất của nhà cung cấp có thể là một yếu tố quan trọng gây ra đơn hàng bị hụt hàng. Nếu dây chuyền sản xuất hoặc thiết bị của nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu thị trường, hoặc có vấn đề về hiệu suất sản xuất thấp, thì có thể dẫn đến tình trạng cung không đủ và đơn hàng bị hụt hàng.
- Biến động nhu cầu: Biến động nhu cầu là một trong những yếu tố phổ biến gây ra đơn hàng bị hụt hàng. Nếu nhu cầu tăng đột ngột, vượt quá dự kiến hoặc khả năng của nhà cung cấp, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt cung. Ví dụ, sản phẩm bán chạy, các chương trình khuyến mãi, hoặc nhu cầu tăng cao theo mùa v.v… có thể gây ra đơn hàng bị hụt hàng.
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho không hợp lý có thể dẫn đến đơn hàng bị hụt hàng. Nếu nhà cung cấp không lên kế hoạch tồn kho, thu mua và bổ sung hàng một cách thích hợp, hoặc do quản lý hàng tồn kho kém dẫn đến thiếu hàng, có thể xảy ra tình trạng không thể đáp ứng đơn hàng.
- Thảm họa hoặc sự kiện không lường trước được: Thảm họa tự nhiên, bất ổn chính trị, gián đoạn trong chuỗi cung ứng, hoặc các sự kiện không thể dự đoán khác có thể gây ra đơn hàng bị hụt hàng. Các sự kiện này có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà cung cấp, vận chuyển logistics, hoặc hoạt động bình thường của chuỗi cung ứng, từ đó dẫn đến tình trạng thiếu cung và đơn hàng bị hụt hàng.
Tóm lại, nhà cung cấp và doanh nghiệp cần thực hiện quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát tồn kho và lập kế hoạch nhu cầu một cách hiệu quả để giảm thiểu rủi ro của đơn hàng bị hụt hàng, và thông qua việc cải thiện năng lực sản xuất, tăng cường linh hoạt của chuỗi cung ứng và dự báo nhu cầu chính xác, làm giảm ảnh hưởng tiêu cực của đơn hàng bị hụt hàng đến doanh nghiệp.
Cách xử lý đơn hàng bị hụt hàng
Cách xử lý đơn hàng bị hụt hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào tình hình thực tế và chiến lược của doanh nghiệp, dưới đây là một số cách thường thấy.
- Giao tiếp và cung cấp thông tin kịp thời: Nhà cung cấp nên giao tiếp kịp thời với khách hàng và cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng bị hụt hàng, như thời gian giao hàng dự kiến, kế hoạch bổ sung hàng tồn kho, v.v… Duy trì giao tiếp tốt có thể giảm bớt sự không hài lòng của khách hàng và khiến khách hàng nhận thức được nỗ lực và thành ý của nhà cung cấp.
- Xử lý ưu tiên đơn hàng bị hụt hàng: Ưu tiên xử lý đơn hàng bị hụt hàng, để đảm bảo ngay khi hàng tồn kho được bổ sung sẽ kịp thời giao cho khách hàng. Nhà cung cấp có thể dựa trên mức độ ưu tiên của đơn hàng hoặc các tiêu chuẩn đã thỏa thuận khác để quyết định thứ tự xử lý, đảm bảo các đơn hàng quan trọng nhất hoặc khẩn cấp nhất được xử lý trước.
- Tạm ngừng nhận đơn hàng mới hoặc hạn chế số lượng: Tùy theo tình hình tồn kho và khả năng, nhà cung cấp có thể tạm thời ngừng nhận đơn hàng mới hoặc hạn chế số lượng đơn hàng để tránh tình trạng hụt hàng tiếp tục xảy ra. Điều này giúp tập trung nguồn lực và nỗ lực để xử lý các đơn hàng bị hụt đã tồn tại, giảm bớt việc giao hàng chậm trễ hoặc sự không hài lòng của khách hàng sau này.
- Cung cấp sản phẩm thay thế hoặc giải pháp thay thế: Nếu không thể cung cấp ngay lập tức sản phẩm hụt hàng, nhà cung cấp có thể cân nhắc cung cấp sản phẩm thay thế hoặc giải pháp thay thế cho khách hàng. Điều này có thể là sản phẩm tương tự, mẫu mã khác hoặc giải pháp thay thế khác có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm bớt ảnh hưởng của đơn hàng bị hụt hàng.
- Bồi thường hoặc kế hoạch bồi thường: Nhà cung cấp có thể cân nhắc cung cấp bồi thường hoặc kế hoạch bồi thường cho khách hàng bị ảnh hưởng bởi đơn hàng bị hụt, nhằm giảm thiểu sự bất tiện và mất mát mà khách hàng phải chịu. Điều này có thể là giảm giá, dịch vụ bổ sung, điểm thưởng, hoặc hình thức bồi thường khác, nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng và danh tiếng thương hiệu.
- Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát hàng tồn kho: Nhà cung cấp nên cải thiện cơ bản việc quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát hàng tồn kho để tránh hoặc giảm thiểu tình trạng đơn hàng bị hụt. Điều này bao gồm việc cải thiện dự báo và lập kế hoạch nhu cầu, nâng cao năng lực sản xuất, tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và mối quan hệ với nhà cung cấp, v.v…
Tóm lại, căn cứ vào tình hình cụ thể và chiến lược doanh nghiệp, nhà cung cấp có thể áp dụng những biện pháp phù hợp để xử lý đơn hàng bị hụt. Điều quan trọng là giữ thông tin liên lạc kịp thời, giải pháp linh hoạt và liên tục cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, nhằm tối đa hóa sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của đơn hàng bị hụt hàng.
