Quản lý cơ sở vận hành là gì? Nó bao gồm phạm vi ứng dụng của các nhiệm vụ vận hành.

Quản lý Dựa trên Hoạt động là gì?

Quản lý Dựa trên Hoạt động (Activity Based Management, viết tắt là ABM) là một phương pháp quản lý nhằm tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động và sản xuất của tổ chức. Điểm chính là cách thức tổ chức, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các quy trình nội bộ một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu về năng suất, cải thiện chất lượng và kiểm soát chi phí.

Quản lý Dựa trên Hoạt động bao gồm nhiều khía cạnh như kế hoạch sản xuất, thu mua và quản lý vật liệu, tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát hàng tồn kho, bảo dưỡng thiết bị, v.v. Mục tiêu là thông qua các phương pháp quản lý hoạt động khác như sản xuất tinh gọn, để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất kinh doanh tổng thể. Các khái niệm và phương pháp chính của Quản lý Dựa trên Hoạt động bao gồm:

1. Kế hoạch sản xuất và lập lịch: Thiết lập kế hoạch sản xuất và lịch trình hiệu quả để đảm bảo các hoạt động sản xuất được hoàn thành đúng hạn, đồng thời đưa ra quyết định tối ưu về sử dụng tài nguyên và thời gian giao hàng.
2. Thu mua và quản lý vật liệu: Quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng để đảm bảo nguồn cung cấp vật liệu và linh kiện cần thiết kịp thời, đồng thời giảm thiểu mức tồn kho và chi phí vật liệu.
3. Cải thiện hiệu suất hoạt động: Tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua việc áp dụng phương pháp cải tiến liên tục như sản xuất tinh gọn và Six Sigma, giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng.
4. Quản lý chất lượng: Thiết lập tiêu chuẩn và quy trình chất lượng, thực hiện các biện pháp kiểm soát và đảm bảo chất lượng để đảm bảo tính nhất quán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
5. Bảo dưỡng và quản lý thiết bị: Lên kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, thực hiện bảo dưỡng phòng ngừa và xử lý sự cố, đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường và tối đa hóa việc sử dụng.
6. Chỉ số và đo lường hiệu suất: Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và thực hiện giám sát và đo lường để đánh giá hiệu quả của Quản lý Dựa trên Hoạt động, đồng thời kịp thời điều chỉnh và cải thiện.

Việc thực hiện Quản lý Dựa trên Hoạt động có thể giúp tổ chức nâng cao hiệu suất sản xuất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng và khả năng phản ứng, từ đó tăng cường sức cạnh tranh và cung cấp sản phẩm, dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Phạm vi ứng dụng của Quản lý Dựa trên Hoạt động

Phạm vi ứng dụng của Quản lý Dựa trên Hoạt động rất rộng, bao gồm hầu hết các ngành nghề và loại hình tổ chức. Dưới đây là một số lĩnh vực ứng dụng thông thường của Quản lý Dựa trên Hoạt động.

1. Ngành sản xuất: Quản lý Dựa trên Hoạt động được ứng dụng rộng rãi trong ngành sản xuất, bao gồm kế hoạch sản xuất, thu mua vật liệu, tối ưu hóa quy trình sản xuất, bảo dưỡng thiết bị, kiểm soát chất lượng, v.v. Nó giúp nhà sản xuất nâng cao hiệu suất sản xuất, giảm chi phí sản xuất, tối ưu hóa quản lý vật liệu và đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu mong muốn.
2. Ngành dịch vụ: Quản lý Dựa trên Hoạt động có thể được áp dụng trong các hoạt động của ngành dịch vụ, như nhà hàng, bán lẻ, ngân hàng hoặc y tế. Nó giúp tối ưu hóa quy trình dịch vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng hiệu suất và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
3. Logistics và chuỗi cung ứng: Quản lý Dựa trên Hoạt động có tầm quan trọng lớn trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng. Nó giúp tối ưu hóa mạng lưới logistics, nâng cao hiệu suất vận chuyển, giảm chi phí hàng tồn kho và đảm bảo sự phối hợp và vận hành trơn tru của chuỗi cung ứng.
4. Tổ chức phi lợi nhuận: Các nguyên tắc và phương pháp của Quản lý Dựa trên Hoạt động cũng áp dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận như trường học, bệnh viện, cơ quan chính phủ, v.v. Nó giúp các tổ chức này nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, tối ưu hóa quy trình hoạt động, cung cấp dịch vụ tốt hơn và đạt được sự phát triển bền vững của mục tiêu tổ chức.
5. Quản lý dự án: Các nguyên tắc của Quản lý Dựa trên Hoạt động cũng rất hữu ích trong quản lý dự án. Nó giúp lên kế hoạch và quản lý các hoạt động của dự án, phân bổ nguồn lực, kiểm soát tiến độ và quản lý chất lượng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn, đúng ngân sách và đạt kết quả mong đợi.

Nhìn chung, dù là ngành sản xuất, dịch vụ, logistics, tổ chức phi lợi nhuận hay quản lý dự án, Quản lý Dựa trên Hoạt động đều có thể giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và thực hiện cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Ưu và nhược điểm của Quản lý Dựa trên Hoạt động

Quản lý Dựa trên Hoạt động mang lại nhiều lợi ích như nâng cao hiệu suất, cải thiện chất lượng, kiểm soát chi phí và thích ứng với sự thay đổi, nhưng cũng gặp phải một số thách thức như sự phức tạp trong việc thực hiện, yêu cầu cao về hỗ trợ dữ liệu, sự phản đối từ phía nhân viên, v.v. Dưới đây là những ưu và nhược điểm chính của Quản lý Dựa trên Hoạt động.

Ưu điểm

1. Nâng cao hiệu suất: Quản lý Dựa trên Hoạt động thông qua việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí và tăng cường sử dụng tài nguyên, có thể nâng cao đáng kể hiệu suất hoạt động. Điều này giúp tăng sản lượng sản xuất, giảm chi phí và rút ngắn thời gian giao hàng.
2. Cải thiện chất lượng: Quản lý Dựa trên Hoạt động tập trung vào quản lý và kiểm soát chất lượng, thông qua việc thiết lập quy trình tiêu chuẩn và hoạt động cải tiến liên tục, giúp tăng cấp độ chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Điều này giúp giảm thiếu sót và khiếu nại từ khách hàng, nâng cao sự hài lòng của họ.
3. Kiểm soát chi phí: Một mục tiêu quan trọng của Quản lý Dựa trên Hoạt động là giảm chi phí. Thông qua việc giảm lãng phí, tối ưu hóa quản lý vật tư, và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực, có thể kiểm soát chi phí hiệu quả và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
4. Thích ứng với thay đổi: Quản lý Dựa trên Hoạt động nhấn mạnh sự linh hoạt và nhanh nhẹn, giúp doanh nghiệp có khả năng nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu. Điều này giúp tổ chức xây dựng được hệ thống sản xuất và chuỗi cung ứng linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi của khách hàng.

Nhược điểm

1. Thực hiện phức tạp: Thực hiện Quản lý Dựa trên Hoạt động có thể cần thay đổi lớn đối với quy trình và hệ thống của tổ chức. Điều này đòi hỏi kế hoạch cụ thể, nguồn lực và đào tạo để đảm bảo việc thực hiện thành công và quá trình chuyển đổi mượt mà.
2. Yêu cầu hỗ trợ dữ liệu: Quản lý Dựa trên Hoạt động cần sự hỗ trợ của lượng lớn dữ liệu, bao gồm dữ liệu sản xuất, chất lượng, chi phí, v,v. Nếu khả năng thu thập và quản lý dữ liệu của tổ chức không đủ mạnh, điều này có thể gây khó khăn cho quá trình thực hiện.
3. Phản đối từ nhân viên: Quản lý Dựa trên Hoạt động có thể đối mặt với sự phản đối từ bên trong tổ chức. Nhân viên có thể cảm thấy khó chịu với cách làm việc mới và sự thay đổi của quy trình, do đó cần có sự giao tiếp hiệu quả và phương pháp quản lý thay đổi phù hợp.
4. Có thể không phù hợp với tất cả tổ chức: Phương pháp và kỹ thuật của Quản lý Dựa trên Hoạt động có thể không áp dụng được cho mọi loại hình tổ chức. Một số ngành nghề hoặc tổ chức trong điều kiện cụ thể có thể đối mặt với thách thức và hạn chế đặc biệt, cần phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

Tổ chức nên cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố này trước khi quyết định áp dụng Quản lý Dựa trên Hoạt động, và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên tình hình cụ thể của mình.

Sự khác biệt giữa Quản lý Dựa trên Hoạt động và Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc

Quản lý Dựa trên Hoạt động và Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc là hai khái niệm liên quan nhưng có sự khác biệt, với điểm nhấn là vào mục tiêu và phạm vi áp dụng của chúng. Dưới đây là những sự khác biệt chính giữa Quản lý Dựa trên Hoạt động và Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc.

1. Quản lý Dựa trên Hoạt động là một phương pháp quản lý nhằm mục đích tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động và sản xuất của tổ chức. Nó tập trung vào việc tổ chức, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các quy trình nội bộ, nhằm đạt được mục tiêu về năng suất, cải thiện chất lượng và kiểm soát chi phí. Quản lý Dựa trên Hoạt động chú trọng vào quản lý tổng thể và tối ưu hóa quy trình, bao gồm kế hoạch sản xuất, quản lý vật liệu, quản lý chất lượng, quản lý chuỗi cung ứng, và nhiều khía cạnh khác.
2. Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc là một cách tính chi phí nhằm xác định chi phí của một công việc hoặc dự án cụ thể. Phương pháp này phân bổ chi phí vào từng công việc hoặc dự án cụ thể, và thông qua việc theo dõi và tích lũy chi phí trực tiếp như nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất, để tính toán chi phí cho mỗi công việc. Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc chủ yếu được áp dụng trong các ngành cần theo dõi và tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể, như sản xuất theo đơn đặt hàng, ngành xây dựng và tư vấn.

Do đó, Quản lý Dựa trên Hoạt động nhấn mạnh vào quản lý và tối ưu hóa quy trình hoạt động tổng thể để nâng cao hiệu suất và chất lượng, và có thể áp dụng cho nhiều ngành nghề và loại hình tổ chức. Trong khi đó, Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc tập trung vào việc tính toán chi phí cho từng công việc hoặc dự án cụ thể, chủ yếu áp dụng cho các ngành cần theo dõi chi phí cho từng đơn đặt hàng riêng lẻ. Quản lý Dựa trên Hoạt động có thể bao gồm Phương pháp Chi phí Dựa trên Công việc như một phần trong phương pháp tính chi phí của mình.